INITIA vous en parle...
Qu’est-ce que c’est ?
La Piste d’Audit Fiable (PAF) consiste à mettre en place des contrôles internes spécifiques à la gestion des factures.
En effet, depuis le 1er janvier 2013, il existe 3 modalités de transmission des factures :
- Facture EDI (envoi des données informatisées)
- Facture sécurisée RGS (Référentiel Général de Sécurité)
- Factures papiers et PDF.
La PAF permet d’apporter la preuve de la validité des factures, principalement pour la 3e modalité, c’est-à-dire les envois papier ou PDF non sécurisés.
Toutes les entreprises, qui émettent ou reçoivent des factures et qui ne peuvent pas justifier d’échanges exclusivement en EDI ou avec la signature électronique, sont donc concernées par cette procédure.
Définition de l’administration fiscale :
« Démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle. »
Quels sont les risques encourus en cas de contrôle par l’administration fiscale ?
L’administration est en droit de demander lors d’un contrôle fiscal, cette procédure.
En cas d’absence de cette procédure, les sanctions peuvent être importantes :
Pour les factures reçues :
- Le rejet de la déduction de TVA pour les factures reçues des fournisseurs.
- Le rejet pouvant porter sur 3 ans.
Pour les factures émises :
- La remise en cause du caractère original de la facture,
- Une pénalité de 50% du montant de l’opération (ramenée à 5 % sur justification comptable de l’opération dans les 30 jours d’une mise en demeure),
- 15 € pour chaque omission ou inexactitude constatée (plafonnée à 25 % du montant de la facture).
Comment mettre en place sa PAF ?
En fonction de la taille de la société, la documentation de la PAF est plus ou moins importante.
- Pour les TPE, une documentation orale est suffisante. Il faudra néanmoins prouver qu’une analyse a été faite.
- Pour les PME, la documentation doit être écrite de façon synthétique.
- Pour les grandes entreprises, la documentation doit être écrite et détaillée.
La mise en place peut se faire en interne si la société dispose des ressources nécessaires.
Elle peut également se faire assister par un expert qui aura une vision extérieure et neutre.
Les principaux points de contrôle à documenter sont les suivants :
- Authenticité de l’origine (authentification des partenaires)
- Intégrité des factures,
- La lisibilité.
Faire appel à un tiers de confiance ?
Nous sommes en mesure de vous assister dans la mise en place de cette procédure et de rédiger la documentation.
Cette procédure vous permettra :
- d’identifier les dysfonctionnements éventuels
- d’apporter des mesures correctives afin de sécuriser les flux d’informations et le contrôle interne.
