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Nous sommes déjà en septembre, période de rentrée professionnelle et de ses besoins en recrutement.
Nous souhaitions vous rappeler les étapes obligatoires à respecter lorsque vous effectuez une embauche.

Lors de l’embauche d’un salarié, quelles que soient la nature et la durée de son contrat, l’employeur est dans l’obligation de respecter différentes formalités obligatoires.

Outre la conclusion du contrat de travail, il est également nécessaire de procéder à sa déclaration préalable à l’embauche (DPAE), à son inscription au registre unique du personnel, aux affiliations aux caisses de prévoyance et mutuelle… Petit tour d‘horizon de toutes ces formalités :

Avant l’arrivée du salarié dans l’entreprise

1 – Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)

 


Cette déclaration est à effectuer avant l’embauche du salarié.

Elle permet d’enregistrer et de déclarer le nouvel arrivé auprès de l’URSSAF. Elle nécessite que vous ayez collecté un minimum d’informations :

  • nom,
  • prénom,
  • date et lieu de naissance,
  • numéro de sécurité sociale.

Si vous souhaitez que la DPAE soit effectuée par le cabinet, ces  informations sont à nous communiquer.

L’accusé de réception du dépôt de la DPAE doit être conservé et une copie transmise au salarié.


2 – Le Contrat de travail  

Selon les besoins de l’entreprise, il faut définir si le contrat est à durée indéterminée, ou s’il est à durée déterminée (et pour quel motif). Nous pouvons vous conseiller sur ce point.

Si vous souhaitez que le cabinet rédige les contrats de travail, nous vous transmettrons une fiche de création de salarié, qui est à remplir soigneusement par vos soins (état civil, durée du contrat, poste, échelon, rémunération…etc.).

Grâce à ce document nous pourrons vous transmettre avant l’arrivée du salarié son contrat en bonne et due forme.

Dans tous les cas, il est à signer par vous et le salarié au plus tard 2 jours après l’arrivée du salarié dans l’entreprise.

Un exemplaire doit lui être remis et l’autre conservé dans vos archives.

Nous vous remercions de nous en fournir une copie signée pour notre dossier.


3 – La notice d’information  

La notice d’information établie en même temps que le contrat de travail, doit également être établie en double exemplaire, revêtue de la signature précédée de la mention « Bon pour information ».

Elle précise quels sont ou non les accords applicables dans l’entreprise (convention collective, règlement intérieur, accords spécifiques…).


4 – Les travailleurs étrangers  

En cas d’embauche d’un travailleur étranger, il convient de vérifier, avant son embauche, son titre de séjour avec son autorisation de travail.

Cela se fait à la Préfecture et vous devez conserver la preuve de cette vérification.


 

Au moment de son arrivée

1 – Le Registre Unique du Personnel

Le registre unique du personnel doit être rempli rigoureusement à chaque entrée  et sortie de personnel.

A chaque mouvement de personnel, il doit donc être mis à jour avec les différentes données concernant le salarié et notamment son nom, son prénom, son adresse, sa date d’entrée…

Cela s’applique désormais aux stagiaires.


2 – La visite d’information et de prévention (anciennement visite médicale d’embauche)  

La visite d’information et de prévention est obligatoire et doit être effectuée :

  • dans les 3 mois suivant la prise de poste
  • par un professionnel de santé sous contrôle du médecin
  • périodicité variable, en principe tous les 5 ans

Vous devez donc prendre rendez-vous avec votre médecin du travail le plus rapidement possible et conserver l’avis qui vous sera remis.

Pensez également à récupérer une copie du dernier compte-rendu de visite du salarié.


3 – La fiche pénibilité  

Cette fiche permet aux salariés exerçant un métier comportant des risques pour sa santé, de bénéficier plus tôt de sa pension de retraite.

Le médecin du Travail peut vous accompagner dans cette démarche.


4 – Les affiliations aux caisses de prévoyance et mutuelle / CIBTP  

Si les salariés bénéficient d’un régime de prévoyance, d’une mutuelle, ou autre avantage, vous devez leur remettre la notice d’information reçue par l’organisme qui indique les garanties prévues par ces contrats.

En cas de mise en place par décision unilatérale de l’employeur, vous devez faire émarger le salarié afin de conserver la preuve qu’il a bien eu connaissance des contrats applicables dans l’entreprise.

En cas de dispense d’affiliation (reconnue par les textes), il faut conserver les justificatifs dans vos dossiers.

Des bordereaux d’affiliation doivent être remplis et envoyés aux organismes concernés pour la bonne prise en charge du salarié (délivrance de la carte de tiers payant, couverture en cas de décès ou incapacité…).

Spécificité Bâtiment : obligation d’affilier vos salariés à la Caisse de Congés payés.


5 – Règlement intérieur, PEE/PERCO…  

Si vous avez rédigé un règlement intérieur et/ou des notes de service ou accords collectifs, vous devez les mettre à disposition de votre nouveau salarié.

Si vous avez mis en place un plan d’épargne salarial, vous devez remettre la notice explicative à vos nouveaux salariés (et en conserver la preuve).


 

INITIA vous offre ce « Pense-bête lors de l’embauche d’un salarié » à utiliser sans modération !

L’équipe du service social INITIA se tient bien entendu à votre disposition pour plus d’informations.