Avant l’arrivée du salarié dans l’entreprise
Déclaration Unique d’Embauche
Cette déclaration est à effectuer avant l’embauche du salarié. Elle permet d’enregistrer et de déclarer le nouvel arrivé auprès de l’URSSAF. Elle nécessite que vous ayez collecté un minimum d’informations : nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale. Si vous souhaitez que la DUE soit effectuée par le cabinet, ces informations sont à nous communiquer. L’accusé de réception du dépôt de la DUE doit être conservé.
Le Contrat de travail
Selon les besoins de l’entreprise, il faut définir si le contrat est à durée indéterminée, ou s’il est à durée déterminée (et pour quel motif). Nous pouvons vous conseiller sur ce point. Si vous souhaitez que le cabinet rédige les contrats de travail, nous vous transmettons une fiche de création de salarié, qui est à remplir soigneusement par vos soins (état civil, durée du contrat, poste, échelon, rémunération…etc).
Grâce à ce document nous pouvons vous transmettre avant l’arrivée du salarié son contrat en bonne et due forme. Dans tous les cas, il est à signer par vous et le salarié au plus tard 2 jours après l’arrivée du salarié dans l’entreprise. Un exemplaire doit lui être remis et l’autre conservé dans vos archives. Nous vous remercions de nous en fournir une copie pour notre dossier.
La notice d’information
La notice d’information établie en même temps que le contrat de travail, doit également être établie en double exemplaire, revêtue de la signature précédée de la mention « Bon pour information ».
Les travailleurs étrangers
En cas d’embauche d’un travailleur étranger, il convient de vérifier, avant son embauche, son titre de séjour avec son autorisation de travail. Cela se fait à la Préfecture. Vous devez conserver la preuve de cette vérification.
Au moment de l’arrivée du salarié dans l’entreprise
Le Registre Unique du Personnel
Le registre unique du personnel doit être rempli rigoureusement à chaque entrée et sortie de personnel. A chaque mouvement de personnel, il doit donc être mis à jour avec les différentes données concernant le salarié et notamment son nom, son prénom, son adresse, sa date d’entrée…
La visite médicale d’embauche
La visite médicale d’embauche est obligatoire et doit être effectuée pendant la période d’essai du salarié.
Vous devez donc prendre rendez-vous avec votre médecin du travail le plus rapidement possible et conserver l’avis d’aptitude qui vous sera remis.
La fiche pénibilité
Cette fiche permet aux salariés exerçant un métier comportant des risques pour sa santé, de bénéficier plus tôt de sa pension de retraite. Le médecin du Travail peut vous accompagner dans cette démarche.
Les affiliations aux caisses de prévoyance et mutuelle
Si les salariés bénéficient d’un régime de prévoyance, d’une mutuelle, ou autre avantage, vous devez leur remettre la notice d’information reçue par l’organisme qui indique les garanties prévues par ces contrats.
En cas de mise en place par décision unilatérale de l’employeur, vous devez faire émarger le salarié afin de conserver la preuve qu’il a bien eu connaissance des contrats applicables dans l’entreprise (cf. le flash info du mois de mai).
En cas de dispense d’affiliation (reconnue par les textes), il faut conserver les justificatifs dans vos dossiers. Des bordereaux d’affiliation doivent être remplis et envoyés aux organismes concernées pour la bonne prise en charge du salarié (délivrance de la carte de tiers payant, couverture en cas de décès ou incapacité…). Spécificité Bâtiment : obligation d’affilier vos salariés à la Caisse de Congés payés.
PEE/PERCO
Si vous avez mis en place un plan d’épargne salarial, vous devez remettre la notice explicative à vos nouveaux salariés (et en conserver la preuve).
IMPORTANT: La Loi de Sécurisation de l’emploi (promulguée le 16 juin 2013) bouleverse le Code du Travail, notamment sur les sujets suivants :
- Durée du travail des salariés à temps partiel réglementée ;
- Accords de maintien dans l’emploi ;
- Aide favorisant l’embauche en CDI des jeunes de – de 26 ans ;
- Majoration de cotisations sociales pour les embauches faites en CDD ;
- etc.