Aujourd’hui, de nombreuses entreprises ont instauré un ou plusieurs jours de télétravail par semaine de manière pérenne.
Mais quelles sont les obligations de l’employeur en matière de télétravail ? Comment sécuriser sa mise en place sur le plan juridique, social et paie ?
INITIA vous propose de faire un tour d’horizon complet du dispositif.
Définition légale du télétravail
Depuis l’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017, dite Ordonnance Macron n°2017-1387, le télétravail est encadré par la loi. L’article L.1222-9 du Code du travail le définit comme :
« Toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. »
Au-delà de ce qui précède, le cadre juridique du télétravail est fixé par l’Accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005, récemment complété par l’Accord national interprofessionnel du 26 novembre 2020, qui précise notamment les droits associés aux télétravailleurs et à leurs employeurs.
Comment mettre en place le télétravail dans l’entreprise ?
La mise en place du télétravail peut s’effectuer :
- par accord collectif (accord de branche, accord d’entreprise ; d’établissement, de groupe…) ;
- à défaut, par une charte élaborée par l’employeur, après avis du CSE lorsqu’il existe ;
- ou par accord écrit individuel avec le salarié (contrat de travail ou avenant).
Que doit contenir une charte ou un accord de télétravail ?
Pour sécuriser juridiquement la pratique, le document doit préciser :
- Les conditions de passage en télétravail
- Le nombre de jours autorisés par semaine ou par mois
- Le lieu d’exercice (domicile, coworking…)
- Le matériel mis à disposition
- Les modalités de remboursement des frais professionnels
- Les dispositions relatives à l’assurance
- Les plages horaires durant lesquelles l’employeur peut contacter le salarié
- Les modalités d’accès spécifiques (salariés en situation de handicap, proches aidants, salariées enceintes)
- Le respect du droit à la déconnexion
- Les modalités de réversibilité
Un formalisme clair limite fortement les risques de contentieux prud’homal.
Lieu d’exercice du télétravail : quelles règles ?
Le lieu de télétravail doit être défini dans l’accord ou la charte.
Il s’agit le plus souvent :
- du domicile du salarié ;
- d’un espace de coworking ;
- exceptionnellement d’un autre lieu déclaré et validé par l’employeur.
L’employeur conserve son obligation de sécurité, même à distance.
Indemnité télétravail et remboursement des frais professionnels
Principe : obligation de prise en charge des frais
L’employeur a l’obligation prendre en charge les frais professionnels engagés par ses salariés pour les besoins de leur activité professionnelle
Si généralement l’employeur fournit le matériel (ordinateur, téléphone, imprimante, …),la prise en charge des frais dans le cadre du télétravail concernera notamment :
- la connexion internet ;
- l’électricité ;
- le chauffage ;
Même si l’ordinateur ou le téléphone sont fournis par l’entreprise, ces frais indirects doivent être compensés.
Deux modalités possibles
-
REMBOURSEMENT AU REEL
Sur présentation de justificatifs :
- Les sommes sont exonérées de cotisations sociales si les dépenses sont justifiées.
- À défaut de justificatifs, elles sont réintégrées dans l’assiette des cotisations.
Inconvénient : gestion administrative lourde en paie.
-
INDEMNITE FORFAITAIRE DE TELETRAVAIL
C’est la solution la plus courante. L’indemnité est fixée librement par l’employeur, sous réserve qu’elle ne soit pas dérisoire.
Elle est exonérée de cotisations sociales dans les limites admises par l’URSSAF. Et au-delà des plafonds tolérés, la fraction excédentaire est soumise à cotisations sociales.
| MODALITES DE VERSEMENT |
MONTANT MAXIMUM EXONERE EN 2026 |
| Par jour de télétravail |
2,70€ dans la limite de 59,40€ par mois |
| Par mois, selon le nombre de jours de télétravail par semaine |
11€ pour un jour de télétravail |
Cas particulier : indemnité d’occupation du domicile
Lorsque le salarié ne dispose d’aucun poste dans les locaux de l’entreprise et qu’il est contraint de télétravailler, une indemnité spécifique d’occupation du domicile lui est due.
Points de vigilance – Quelles précautions prendre avant d’instaurer le télétravail ?
Égalité de traitement : un principe fondamental
Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits que les salariés en présentiel :
- titres-restaurant ;
- chèques vacances ;
- accès à la formation ;
- couverture santé et sécurité ;
- avantages collectifs.
Toute différence injustifiée pourrait constituer une discrimination.
Assurance
Il est recommandé d’exiger du salarié :
- une attestation d’assurance multirisque habitation couvrant l’activité professionnelle ;
- la déclaration éventuelle du télétravail à son assureur.
Conformité des installations
Dans le cadre de son obligation de sécurité, l’employeur doit s’assurer que :
- les installations électriques sont conformes ;
- le poste de travail est adapté (ergonomie, écran, siège…) ;
- les risques psychosociaux sont évalués.
Une attestation sur l’honneur est fréquemment demandée.
Droit à la déconnexion et respect de la vie privée
L’ANI du 26 novembre 2020 définit le droit à la déconnexion comme « Le droit pour tout salarié de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel en dehors de son temps de travail. » Ce droit vise à :
- préserver l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle ;
- protéger la santé mentale des salariés ;
- prévenir les risques liés à l’hyperconnexion.
En conséquence, il est recommandé que les plages horaires de contact soient clairement définies.
Management et organisation
Le télétravail modifie les pratiques managériales qu’il convient de repenser et adapter (communication plus structurée ; objectifs formalisés ; suivi régulier ; maintien du lien collectif…).
Une mauvaise organisation peut générer isolement, perte d’engagement ou risques psychosociaux.
Télétravail et natalité : un effet inattendu
Selon une récente étude américaine, les couples travaillant à domicile au moins un jour par semaine enregistreraient un taux de fécondité supérieur de 14 %.
Un impact sociétal inattendu qui confirme que le télétravail transforme durablement l’organisation du travail.
Pourquoi se faire accompagner par un cabinet comptable pour encadrer le télétravail ?
La mise en place du télétravail ne se limite pas à une simple organisation du travail à distance. Elle implique également des ajustements importants en matière de gestion de la paie, de cotisations sociales, de remboursement des frais professionnels et de respect des obligations légales de l’employeur. Dans ce contexte, l’accompagnement par un cabinet comptable permet aux entreprises de sécuriser leurs pratiques et d’assurer la conformité de leur gestion sociale. Grâce à son expertise en paie et en droit social, le cabinet comptable vous aide à appliquer les règles en vigueur, à optimiser le traitement des éléments de rémunération liés au télétravail et à limiter les risques d’erreur ou de redressement lors d’un contrôle.
